Con el fin de dimensionar de manera correcta el servicio y evitar el colapso la atención se priorizará por vía de acceso. En este sentido se elaborará un listado inicial de usuarios validados que podrán hacer uso del STU. Así, el STU atenderá principalmente los siguientes perfiles:

• Personas derivadas por parte de los técnicos de acogida y/o de políticas migratorias de los Ayuntamientos de cada territorio.
• Personas derivadas de otros servicios de la Generalitat (DGAIA, Departamento de
  Salud, etc.).

La persona coordinadora del STU junto con el equipo de la DGMRA determinarán qué
entes locales pueden utilizar el servicio y los validarán como usuarios elaborando un listado de usuarios validados. Cada usuario validado, cuando quiera darse de alta o utilizar el servicio por primera vez tendrá que llenar el Formulario de alta de servicio autorizado.

Una vez efectuada el alta del usuario la atención se iniciará con la cumplimentación del Formulario de demanda de intervención por parte del técnico de acogida dado de alta.

En el Formulario de demanda, la persona técnica de acogida establecerá la modalidad de servicio que requiere: traducción grupal telemática/telefónica, traducción individual telefónica/telemática, traducción de documentos no jurada y/o traducción presencial. También se determinará si es ordinaria o de urgencia. A la vez, en el formulario se pedirá también que el técnico de acogida especifique la duración estimada del servicio en franjas de 15, 30, 60 y 120 min.

Para la traducción documental, se determinará el número de hojas, el idioma original del documento y el idioma en el que se requiere la traducción (de ucraniano a catalán/castellano y viceversa). En la ficha de demanda se adjuntará el documento a traducir.

A la vez, el formulario contendrá los datos de contacto de la persona usuaria y se
determinará si la persona coordinadora del servicio tiene que realizar o no una llamada de concertación de la intervención.

Las prioridades de urgencia serán establecidas por la profesional coordinadora del STU, que gestionará la agenda de las personas intérpretes en base a la disponibilidad, la idoneidad y diferentes criterios de seguimiento del caso.

Una vez recibida el Formulario de demanda de intervención, será gestionado por la persona coordinadora del STU, que contactará con la persona técnica de acogida y agendará la intervención según su urgencia atendiendo a criterios de vulnerabilidad, haciendo de primer filtro antes de derivarlo internamente a las personas traductoras.

En el caso de las traducciones interpersonales la persona coordinadora del STU hará llegar un correo de confirmación para la profesional técnica de acogida municipal o de otro departamento de la Generalitat, concretando la modalidad de intervención, la traductora asignada, la persona usuaria y la fecha, adjuntando el enlace de la videollamada o el lugar donde se llevará a cabo la intervención (en caso de que esta sea presencial):

En caso de que sea necesario reagendar la traducción por indisponibilidad en las horas propuestas, la coordinadora enviará un correo con nuevas propuestas de fecha.

En este sentido, en el supuesto que se lleven a cabo múltiples intervenciones con una misma persona usuaria, la coordinadora del servicio velará para mantener una misma persona traductora.

El tiempo de respuesta ordinaria será de 24 horas siguientes a la recepción del Formulario de demanda de intervención y siempre que este se reciba en el horario de atención establecido.

Una vez realizada cada intervención, el personal técnico de acogida o el departamento de la Generalitat que como servicio autorizado ha realizado la petición, recibirá un mail con un google form que contendrá el Formulario de realización de la intervención. En este se podrá hacer una valoración de la traducción y otros datos relevantes. Una vez devuelta, la persona coordinadora la introducirá en la Excel de gestión del STU.

En relación con las urgencias que puedan detectarse:
– Se llenará también el Formulario de demanda de intervención especificando la necesidad de intervención urgente, que recibirá respuesta en las 3 horas siguientes a la recepción de la demanda, siempre que se encuentre en el horario de atención de 9 a 14h.
– Se funcionará por cita previa en lo posible, a pesar de las urgencias serán
priorizadas y agendadas por la persona coordinadora del servicio, en función de su
vulnerabilidad y contexto socio-emocional específico.

Tipo de urgencias:

• Urgencia por situación administrativa: Situación de cariz administrativo donde la persona atendida requiere gestionar un trámite de relevancia que no puede esperar el circuito ordinario de 3 días.
• Urgencia por gravedad social: Situación excepcional, extraordinaria y puntual de cariz social que requiera atención rápida para evitar una agravación del estado de vulnerabilidad y de desprotección de la persona o una situación sobrevenida de emergencia natural, climática, sanitaria, terrorista, etc.
• Urgencia por salud mental o integridad física: Situación que requiere atención inmediata en la que su integridad física o mental de la persona se encuentra amenazada o en la que las funciones psíquicas o emocionales alteradas de forma
  que resulta incapacitante para desarrollarse con normalidad y necesita asistencia profesional inmediata.

Aleatoriamente, se elegirán dos traducciones telemáticas a la semana a las cuales la
persona coordinadora entrará durante unos minutos para comprobar que se está realizando correctamente y que todo sigue los estándares de calidad marcados.

Una vez realizada el servicio, la persona intérprete recogerá los datos de la traducción en un formulario de realización de la intervención que enviará a la coordinadora del servicio y con la compilación de todas las traducciones se elaborarán informes mensuales y servirá por la evaluación y mejora continua del servicio. La persona coordinadora remitirá al/la profesional este formulario que se guardará en apoyo informático y además grabará los datos al excel
de gestión.

Este formulario contendrá: datos de la persona usuaria, datos del servicio por el que se ha realizado la traducción, información de duración y modalidad de la traducción, si la traducción no se hubiera realizado recoger el motivo de este hecho, valoración de la intervención, valoración de la situación emocional de la persona usuaria, firmas de la persona traductora y el/la profesional contratante.

Para tener un instrumento de medida para evaluar la situación emocional de las
personas que atenderá el servicio, se incorporarán 3 detectores, que se acabarán de definir con una psicóloga especializada en personas migrantes. De esta forma, en el momento del cierre del servicio, se podrá elaborar una estadística sobre la necesidad de atención y apoyo emocional de la población ucraniana.